A.GİRİŞ

1. Kapsam

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişlere ilişkin her türlü bilginin işlenmesine ilişkin düzenlemeleri içermektedir. 

RETİNA Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“POLİTİKA”), REMZİ AVCI ÖZEL SAĞLIK HİZ.A.Ş. (RETİNA) tarafından, otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir, Bu kapsamda Politika’nın uygulama alanı, aşağıdaki veri sahiplerine ait kişisel verilerin işlenme süreçleridir: 

* Hastalar ve Hasta Yakınları

* İlgili Kamu kuruluşu ve kolluk birimleri

* İlgili/tedarikçi Şirket  Yetkilileri

* Çalışan\Çalışan Adayı\Stajer ve Sözleşmeli Doktorlar

* İş/Çözüm Ortağı, Hissedarları, Yetkilileri, Çalışanları

* Sistem Entegratörleri Yetkilileri, Çalışanları

* Ziyaretçiler,Üçüncü Kişiler, Yetkili Kurum ve Kuruluş görevlileri

2.Politikanın Ve İlgili Mevzuatın Uygulanması  ve Yürürlüğü 

Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Hastanemiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir. Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralları Hastane uygulamaları kapsamında somutlaştırılarak düzenlemektedir. 

Hastanemiz z tarafından düzenlenen bu Politika değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir. Politika Hastanemizin internet sitesinde (www.retinagozhastanesi.com.) yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

3. Kişisel Veri Güvenliğinin Sağlanması

Hastanemiz, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, korunacak verinin niteliğine göre gerekli tedbirlerini almaktadır. Bu kapsamda Hastanemiz Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından gerekli güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik ve idari tedbirleri almakta, denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması 

Hassasiyet arz eden kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle Kanun kapsamında özel önem atfedilmiştir. Bu “özel nitelikli” kişisel veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. Bu kapsamda, Hastanemiz tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Hastanemiz bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

5. Kişisel Verilerin Korunması ve işlenmesi kapsamında Farkındalık Çalışmalarının Yapılması 

Hastanemiz,, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için çalışanlarına yönelik olarak gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır. Hastanemiz mevcut çalışanlarının ve bünyesine yeni dâhil olan çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için gerekli sistemler kurmakta, konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde danışmanlar ile çalışmaktadır. Bu doğrultuda Hastanemiz, ilgili eğitimlere, seminerlere ve bilgilendirme oturumlarına yapılan katılımlar değerlendirmekte olup ilgili mevzuatın güncellenmesine paralel olarak yeni eğitimler düzenlemektedir.

B.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER

Kanun’un 4. maddesi uyarınca veri sorumlusu konumundaki RETİNA, kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uygun hareket etmektedir:

1.Hukuka ve dürüstlük kurallarına uyum: Kişisel veriler, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işlenmektedir. Bu doğrultuda veri sorumlusu olarak RETİNA, her türlü kişisel veri işleme süreçlerinde yürürlükte bulunan mevzuata uygun hareket etmekte ve dürüstlük kurallarına uymaktadır.

2.Doğruluk ve güncellik: Veri sorumluları, işledikleri kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak üzere gerekli süreçleri kurgulamalıdır. Bu doğrultuda RETİNA, veri sahiplerinin verilerini güncellemesi için olanak sağlamakta ve verilerin veritabanlarına doğru bir şekilde aktarımını temin için gerekli önlemleri almaktadır.

3.Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme: Veri sorumluları, Kanun kapsamındaki aydınlatma yükümlülükleri doğrultusunda veri sahiplerini kişisel verilerin işlenme amaçları ile ilgili bilgilendirmekle yükümlüdür. Bu doğrultuda veri sorumlusu konumundaki RETİNA veri işleme faaliyetlerini belirli ve meşru amaçlarla sınırlı tutmakta ve söz konusu amaçlara ilişkin olarak veri sahiplerini aydınlatma metinleri kapsamında açık bir şekilde bilgilendirmektedir. 

4.İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: RETİNA tarafından kişisel veriler, temin edildikleri sırada veri sahibine bildirilen amaç için gerektiği ölçüde, bu amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak işlenmektedir. 

5.İlgili mevzuatta öngörülen veya ilgili amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme: Veriler, yürürlükte bulunan mevzuat kapsamında belli bir süre belirlendiği takdirde bu süre boyunca muhafaza edilmektedir. Mevzuatta bu şekilde bir süre belirlenmediği takdirde ise veri kullanım amacı ve şirket prosedürleri göz önünde tutularak makul saklama süreleri belirlenmekte ve veriler bu süre ile sınırlı şekilde saklanmaktadır. Bahsi geçen sürelerin sona ermesini takiben ise veriler, şirket prosedürleri doğrultusunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.  

 C.RETİNA TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI   

Kanun’un 5 ve 6. maddeleri, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine yönelik şartları ortaya koymaktadır. Özel nitelikli kişisel veriler Kanun’da sınırlı bir şekilde sayılmış olup kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini içermektedir. Kanun’un 5. maddesi özel nitelikli olmayan kişisel verilerin işlenme şartlarını belirlerken, özel nitelikli verilerin işlenme şartları 6. maddede düzenlenmiştir.  

*Bahsi geçen maddelere göre özel nitelikli olmayan kişisel veriler aşağıdaki hallerde işlenebilecektir:

* Veri sahibinin açık rızası bulunması. 

* Veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi.

* Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için ilgili verilerin işlenmesinin zorunlu olması.

* Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.

* Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması.

* Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.

* Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

* İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması. 

*Özel nitelikli kişisel veriler ise, aşağıda öngörülen şartlara tabi şekilde işlenebilecektir: 

* Veri sahibinin açık rızası bulunması.

* Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler (kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri) açısından işlemenin kanunlarda öngörülmesi. 

* Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler açısından kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi. 

*Bu kapsamda RETİNA tarafından Ek-1’de belirtilen kategorilerde yer alan gerçek kişilere ilişkin kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

* Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

* Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

* Çalışan Adayı/Stajer Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi

* Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi

* Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatlerin Planlanması ve İcrası

* Denetim /Etik Faaliyetlerin Yürütülmesi

* Hasta ilişkileri ve memnuniyeti süreçlerinin yürütülmesi

* Sağlık Hizmetleri ve Finansmanının Planlanması ve Yönetimi

* Koruyucu Hekimlik

* Tıbbi Teşhis ,Tedavi ve Bakım Hizmetlerinin Yürütülmesi

* Koruyucu Hekimlik

* Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

* Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi

* Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

* Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

* Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

* Finans ve/veya Muhasebe İşlerinin Takibi

* Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi

* İç denetim soruşturma ve istihbarat Faaliyetlerinin yürütülmesi

* İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

* İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

* İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi/Denetimi

* İş Sağlığı Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

* İş Süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi

* İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi

* Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

* Mal/Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi

* Mal/Hizmet Satış süreçlerinin yürütülmesi

* Mal/Hizmet Üretim ve Operasyon süreçlerinin yürütülmesi

* Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi

* Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

* Reklam/Kampanya/Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi

* Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

* Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

* Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

* Talep/Şikayetlerin Takibi

* Taşınır mal/kaynakların güvenliğinin temini

* Tedarik zinciri süreçlerinin yürütülmesi

* Ücret Politikasının Yürütülmesi

* Ürün/Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi

* Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

* Yabancı Personel Çalışma ve Oturma izni İşlemleri

* Yetenek/ Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi

* Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi

* Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

* Ziyaretçi Kayıtlarının oluşturulması ve Takibi ve benzeri amaçlar. 

E. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI

Hastanemiz, Kanun’un 10. maddesine ve ikincil mevzuata uygun olarak kişisel veri sahiplerini kişisel verilerinin veri sorumlusu olarak kim tarafından, hangi amaçlarla işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı ve hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesi kapsamında sahip olduğu hakları konusunda bilgilendirmektedir.

F. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Aktarıma ilişkin Genel Şartlar,Kanunun’un 8. maddesi, kişisel verilerin aktarımı ile ilgili olarak verinin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığına göre bir ayrıma gitmiştir.  

f.1.Bahsi geçen maddeye göre özel nitelikli olmayan kişisel veriler, yukarıda Bölüm 2’de belirtilen işleme şartlarından birinin varlığı halinde üçüncü kişilere aktarılabilecektir. Bu doğrultuda kişisel veriler;

* Veri sahibinin açık rızası bulunması,

* Veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi,

* Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için ilgili verilerin işlenmesinin zorunlu olması,

* Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

* Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,

* Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

* Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

* İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,

hallerinde RETİNA tarafından tüzel kişilikleri dışındaki kişilerle paylaşılabilmektedir.

f.2.8. madde, özel nitelikli kişisel veriler açısından da Bölüm 2’de belirtilen işleme şartlarına atıf yapmış, ancak aktarım için ayrıca yeterli önlemlerin alınmış olmasını öngörmüştür. Buna göre RETİNA tarafından özel nitelikli kişisel veriler,

* Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler (kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri) açısından işlemenin kanunlarda öngörülmesi, ve 

* Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler açısından kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbı teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi amaçlarına tabi olarak, her halükarda yeterli önlemlerin alınması sonrasında üçüncü kişilerle paylaşılmaktadır.  

f.3.Yurtdışına Aktarım, RETİNA tarafından kişisel verilerin yurtdışına;

* Veri sahibinin açık rızasının bulunması halinde, veya 

* Veri sahibinin açık rızası bulunmadığı ancak yukarıda belirtilen diğer şartlardan bir veya birkaçının karşılandığı hallerde;

* Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunması ve

* Verilerin aktarıldığı ülkede yeterli koruma bulunmaması durumunda ilgili RETİNA’nın ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlusu ile birlikte yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun izninin alınması kaydı ile aktarılabilmektedir. 

f.4.Aktarım Yapılan Taraflar 

Yukarıdaki şartlarda  RETİNA tarafından el edilen kişisel veriler, aşağıdaki taraflara aktarılmaktadır: 

* Hukuki çerçeve ve taleple sınırlı olarak  Kolluk Birimleri,Sağlık Bakanlığı birimleri, Sosyal Güvenlik Kurumu, İl Sağlık Müdürlüğü, Eczacılar odası ve yetkili kurum ve kuruluşlar,

* Tıbbi tanı ve teşhis Labaratuvarları, Tıbbi Görüntüleme Firmaları, sağlık hizmet ortağı hastane, doktor ve diğer yetkili kuruluşlar, 

* Sağlık Hizmetlerinin yürütülmesi kapsamında mali, hukuki,finansal danışmanlık vb hizmetlerin alındığı avukat, mali müşavir, banka , özel sigorta firmaları vb. çözüm ortağı kurum ve kuruluşlar. 

G. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER

RETİNA tarafından işlenen kişisel verilerin kategorizasyonu Ek-1 kapsamında yer almaktadır.  

H. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ USULÜ

RETİNA, Kanun’da öngörüldüğü şekilde, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerine veri sorumlusu olarak kişisel verileri hangi amaçla işlediği, işlenen kişisel verileri kime ve hangi amaçlarla aktarabileceği, kişisel veri toplama yöntem ve hukuki sebebi ile veri sahibinin hakları konusunda bilgilendirme yapmaktadır. 

Herhangi bir süreç, Kanun uyarınca açık rıza alınmasını gerekli kıldığı takdirde, RETİNA tarafından yukarıda bahsi geçen bilgilendirmenin yapılması sonrasında veri sahiplerinden açık rızaları alınmaktadır.  

I. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMASI VE İMHASI 

RETİNA, kişisel verilerin saklanma sürelerini belirlerken yürürlükte bulunan mevzuatı ve süreç konusu verilerin işlenme amaçlarını göz önünde tutarak belirleme yapmaktadır. RETİNA, saklama sürelerini her halükârda yasal yükümlülükleri ve ilgili zaman aşımı süreleri ışığında tespit etmektedir.  

Veri işleme amacının ortadan kalkması halinde, verilerin tutulmasına olanak sağlayan başka bir hukuki sebep veya dayanak bulunmadığı sürece veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. 

1.Hastanemiz  tarafından kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir:

* Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde Kanun’a ve ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve işbu Politikaya tamamen uygun hareket edilmektedir.

* Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler Hastanemiz tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, hukuki yükümlülükler gereğince ve bu yükümlülüklerin gerektirdiği süreyle saklanmaktadır.

* Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri resen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı tarafımızca seçilmektedir. Ancak, İlgili Kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.

* Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler Hastanemiz tarafından resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu hususta İlgili Kişi tarafından Şirket’e başvurulması halinde;

  - İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde cevaplandırılmaktadır,

  - Talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.

2.Saklama ve İmhayı Gerektiren Sebeplere İlişkin Açıklamalar

Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:

* Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,

* Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,

* Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket’in meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,

* Kişisel verilerin Şirket’in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,

* Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,

* Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.

3.İmhayı Gerektiren Sebeplere İlişkin Açıklamalar 

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Şirket tarafından resen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

* Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası sebebiyle gerekli olması hali,

* Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

* Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması,

* Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,

* İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,

* Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

4.Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhasına İlişkin Usuller, Teknik ve İdari Tedbirler

Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla Kanun’un 12. maddesindeki ilkeler çerçevesinde, Hastanemiz tarafından alınan idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

4.a.İdari Tedbirler:

Şirket idari tedbirler kapsamında;

* Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.

* İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.

* Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.

* Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.

* Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.

* Kişisel verilerin bulunduğu ortama göre yeterli güvenlik önlemlerinin (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alınmasını sağlar ve bu ortamlara yetkisiz giriş çıkışları engeller.

4.b.Teknik Tedbirler:

Şirket idari tedbirler kapsamında;

* Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar.

* Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.

* Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar.

* Gerektiğinde sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.

* Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.

* Kişisel verilerin yok edilmesini geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlar.(Bu amaçla yüksek güvenlik seviyeli imha makinaları vb. yararlanır)

* Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortamı, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli yöntemler ile korur.

* Özel nitelikli kişisel verileri üzerinde gerçekleşen tüm hareketlerin işlem kayıtlarının güvenli olarak loglanmasını sağlar.

* Verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemelerini sürekli takip ederek gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yaptırılmasını sağlar.

* Özel nitelikli kişisel verilere bir yazılım aracılığı ile erişilen durumlarda bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirmelerini yaparak bu yazılımların güvenlik testlerinin düzenli olarak yaptırılmasını sağlar.

* Özel nitelikli kişisel verilere uzaktan erişim gereken hallerde en az iki kademeli kimlik doğrulama sistemi sağlar.

* Özel nitelikli kişisel verilerin aktarıldığı durumlarda;

   - Verilerin e-posta ile aktarılması gerekiyor ise bunların şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmasını,

   - Verilerin taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifrelenmesini,

   - Farklı fiziksel ortamdaki sunucular arasında aktarma gerçekleşiyor ise sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle aktarmanın sağlanmasını,

   - Verilerin kağıt ortamında aktarımı gerekiyorsa evrakın “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmesini sağlar.

İ.VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

Veri Sahiplerinin Hakları, Kanun’un 11. maddesine göre kişisel veri sahipleri veri sorumlusuna karşı aşağıdaki haklara sahiptir: 

* Kendisi ile ilgili kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme.

* Kendisi ile ilgili kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.

* Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme. 

* Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme. 

* Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme.

* İlgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.

* Düzeltme, silme ve yok etme talepleri neticesinde yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.

* İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme. 

* Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme. 

* Kanun’un 28. maddesinin 2. fıkrası veri sahiplerinin talep hakkı bulunmayan halleri sıralamış olup bu kapsamda;

* Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,

* İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,

* Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,

* Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması, hallerinde verilere yönelik olarak yukarıda belirlenen haklar kullanılamayacaktır.  

* Kanun’un 28. maddesinin 1. fıkrasına göre ise aşağıdaki durumlarda veriler Kanun kapsamı dışında olacağından, veri sahiplerinin talepleri bu veriler bakımından da işleme alınmayacaktır: 

* Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.

* Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

* Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

* Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

* Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

J.VERİ SAHİPLERİ TARAFINDAN HAKLARIN KULLANILMASI 

Veri sahipleri, yukarıda bahsi geçen hakları kullanmak için https://www.retinagozhastanesi.com linkinde yer alan “Kişisel Veri Sahibi Tarafından Veri Sorumlusuna Yapılacak Başvurulara ilişkin Form”u kullanabileceklerdir.  

Başvurular, ilgili veri sahibinin kimliğini tespit edecek belgelerle birlikte, aşağıdaki yöntemlerden biri ile gerçekleştirilecektir: 

* Güvenli elektronik imza ile imzalanmış bir Word/PDF vb. uzantılı dosya formatında  retina@bursaretina.com ve/veya aynı formatta bir dosya ile KEP uzantılı resmi mail adresinden hastanemize ait remziavci@hs03.kep.tr mail adresine gönderilecek bir e posta ile;

* Noter aracılığı ile resmi veya kargo ile ıslak imzanızı taşıyan bir dilekçe ile Esentepe Mah. Sanayi Cad. No:171 Nilüfer / BURSA adresine Kişisel verilerim hakkında bilgi talebi yazılarak yapılacak başvuru ile. 

RETİNA, Kanun’da öngörülmüş sınırlar çerçevesinde söz konusu hakları kullanmak isteyen veri sahiplerine, yine Kanun’da öngörülen şekilde azami otuz gün içerisinde cevap vermektedir. Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır. 

Veri sahibi başvuruları kural olarak ücretsiz olarak işleme alınmakla birlikte, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ücret tarifesi öngörülmesi durumunda bu tarife üzerinden ücretlendirme yapılabilecektir.  

RETİNA, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir, başvuruda belirtilen hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir. 

K.RETİNA TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

RETİNA, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak adına yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya zarar görmesini engelleyecek makul teknik ve idari önlemleri almaktadır.  

Bu kapsamda RETİNA;

* Kişisel verilere erişimleri kayıt altına almakta,

* Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kullanarak veri güvenliğini sağlamakta,

* Kişisel veri işleme faaliyetlerinin iş birimi bazında takibini yapmakta,

* Kanun’un 12. maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimlerin yapılmasını sağlamakta,

* Hastane içi politika ve prosedürlerle veri işleme faaliyetlerinin Kanun’a uyumunu temin etmekte,

* Hastane içerisinde erişilen verilerin niteliğine uygun yetkilendirmeler yapmakta,

* Özel nitelikli kişisel verilere erişimi daha katı önlemlere tabi tutmakta, 

* Özel nitelikli kişisel verilere erişimi olan kişileri ek güvenlik kontrollerinden geçirmekte,

* Kişisel verilere dış kaynak kullanımı v.b. sebeplerle Hastane dışından erişim olması halinde RETİNA dış hizmet sağlayıcı tarafından Kanun’a uyumun sağlanmasına yönelik taahhütleri almakta,

* Kişisel verilere erişim yetkisi bulunanlar başta olmak üzere tüm çalışanlarını Kanun kapsamındaki görev ve sorumlulukları ile ilgili olarak bilgilendirmek için gerekli aksiyonları almaktadır.  

L.RETİNA KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI İLE İLGİLİ ŞİRKET İÇİ YÖNETİŞİM YAPISI

RETİNA bünyesinde, Kanun’a uyum için gerekli aksiyonların takibi ve yönetilmesi amacıyla bir Kişisel Verilerin Korunması Komitesi (“Komite”) kurulmuştur. 

Bu Komite’nin başlıca görevleri; 

* RETİNA bünyesinde kişisel verilerin korunması ve işlenmesi ile politika ve prosedürleri hazırlamak ve yürürlüğe konulması için gerekli aksiyonları almak,

* Politika ve prosedürlerin uygulanması için RETİNA bünyesinde gerekli görev dağılımını yapmak ve ilgili aksiyonların alındığının takibinin gerçekleştirmek, 

* Kanun’un 12. maddesi uyarınca yapılacak denetimlerin takibini yapmak, Kanun’un uygulaması ile ilgili RETİNA bünyesinde farkındalığı arttırmak için alınacak aksiyonları belirlemek, aksiyonlara ilişkin gerekli görev dağılımını yapmak, 

* Kanun ve/veya politika ve prosedürün uygulanması ile ilgili ortaya çıkabilecek soru ve sorunların çözümü için gerekli aksiyonların alınmasını sağlamak, 

* Gereken hallerde veri sahibi başvurularının çözümü için gerekli aksiyonları almak,

* Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile olan ilişkileri yürütmektir. 

Ek-1: Veri Kategorizasyonu

Ek-2: Tanımlar